O fechamento anual é um momento bastante movimentado para os departamentos financeiro e contábil de toda e qualquer empresa. Isso porque envolve a verificação e atualização das contas para refletir as transações e eventos contábeis que ocorreram durante os últimos 12 meses. Entre outras coisas, o objetivo é calcular o resultado do ano que passou a fim de mostrar uma visão verdadeira da empresa para os interessados e submeter informações precisas aos órgãos fiscalizadores.
Fechar as contas anuais de uma empresa significa seguir um processo preciso a fim de ter sucesso nessa tarefa às vezes hercúlea. O número de etapas depende do tamanho da empresa, mas alguns dos principais são:
1. Coleta de documentos contábeis: é necessário coletar todos os documentos contábeis relacionados às transações e eventos do ano que passou. Isso inclui extratos bancários, comprovantes de pagamento, notas ficais etc.
2. Registro das transações contábeis: para garantir um fechamento tranquilo e conseguir demonstrações financeiras precisas, é necessário se certificar de que todas as transações ocorridas durante o exercício foram registradas corretamente.
3. Verificar saldos bancários: verifique se os saldos de suas contas bancárias se reconciliam com as contas (a isso se chama conciliação bancária).
4. Fazer ajustes contábeis: uma vez reconciliados os saldos bancários, os vários ajustes contábeis do ano devem ser feitos. Esses ajustes garantem que as contas anuais estejam corretas.
5. Elaboração das contas anuais: balancete patrimonial, demonstrativo de lucros e perdas, demonstração de fluxo de caixa etc.
Como melhorar o processo de fechamento anual?
Embora seja um período de muito trabalho, existem boas práticas simples que podem ser implementadas antes e durante o fechamento anual, permitindo que a carga de trabalho seja distribuída e controlada e, ao mesmo tempo, garantindo um bom nível de qualidade nas contas que serão emitidas.
Criar um cronograma
É comum que os departamentos financeiros e/ ou contábeis criem um cronograma com os principais marcos do processo de fechamento anual. Ele pode conter as tarefas a serem realizadas pelas equipes e as datas planejadas de entrega. Dessa forma, cada equipe estará mais ciente do impacto da sua ação (ou falta dela) para gerar resultados precisos.
Antecipar o trabalho
Antecipar parte do trabalho do fechamento anual é uma prática fácil de implementar e permite identificar potenciais problemas ou inconsistências contábeis e resolvê-los com antecedência. O principal benefício é evitar que as equipes trabalhem com pressa e assim melhorar a qualidade de suas análises.
Contar com parceiros de confiança
Durante todo esse trabalho, a empresa deverá contar com parceiros de confiança, que possam ajudá-las no registro, acompanhamento e obtenção de dados financeiros e contábeis claros e corretos e a estar em conformidade com as regulações vigentes.
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