Migração para meio eletrônico visa desburocratizar processos
Desde a sua criação pelo governo Getúlio Vargas em 1932, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), antigamente chamada apenas de Carteira Profissional, é o documento oficial que registra o histórico profissional de todos os empregados contratados via Contrato de Leis Trabalhistas (CLT). Mais do que isso, ela garante direitos básicos, como férias, Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), seguro-desemprego, entre outros. Para os empregadores, ela é igualmente importante, pois comprova que estão cumprindo suas obrigações legais.
Embora o mundo do trabalho, de maneira geral, tenha passado por inúmeras mudanças nestes mais de oitenta anos, a Carteira de Trabalho permanece como importante instrumento para o funcionamento do sistema trabalhista brasileiro. Mas até ela está passando por alterações. Buscando incorporar práticas mais modernas aos serviços prestados, a Secretaria Especial de Previdência e Trabalho, órgão subordinado ao Ministério da Economia (ME) e que substituiu o antigo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), instituiu em 2019 a Carteira de Trabalho digital, que passou do formato físico para o eletrônico.
É importante que empregadores e, em especial, o setor de Recursos Humanos (RH) fiquem atentos às mudanças que a utilização da Carteira de Trabalho digital implica. Veja a seguir, de forma detalhada, o que você deve fazer para emitir, acessar e atualizar os dados da Carteira de Trabalho digital.
Carteira de Trabalho digital
A instituição da Carteira de Trabalho digital foi publicada no Diário Oficial da União através da Portaria Nº 1.065, de 23 de setembro de 2019 e faz parte de um conjunto de iniciativas da chamada Lei de Liberdade Econômica (Lei 13.874/2019, de 20 de setembro de 2020), que visa reduzir as burocracias e estimular o crescimento das atividades econômicas. Portanto, a migração da Carteira de Trabalho do meio físico para o eletrônico tem o objetivo de otimizar os processos relacionados à sua emissão, atualização e acesso.
A Carteira de Trabalho digital já estava disponível desde novembro de 2017, mas apenas para fins de consulta. Agora, ela substitui a CTPS de papel e pode ser acessada através do portal gov.br ou pelo aplicativo CTPS Digital, disponível para os sistemas Android e iOS. Para acessá-la, basta ter uma conta válida no portal do governo e inserir o número do CPF. Ao todo, mais de 300 milhões de acessos foram realizados até maio deste ano.
A Carteira de Trabalho digital contém todos os registros profissionais (antigos e novos) dos empregados, assim como as respectivas anotações. Data de admissão, descrição do cargo, salário e período de férias podem ser consultados na CTPS digital. Vale ressaltar que nada mudou em relação aos direitos trabalhistas assegurados pela CLT, apenas o meio pelo qual as informações profissionais são registradas é diferente. De qualquer maneira, o ideal é guardar o documento original para eventuais consultas.
O que os empregadores precisam saber
Para a contratação de novos colaboradores, não é mais necessário requisitar a Carteira de Trabalho física. Agora, o setor de RH precisa apenas do CPF do trabalhador para ter acesso à CTPS digital. No entanto, o portal eletrônico do governo e o aplicativo permitem apenas a visualização do documento, e não a inserção e edição de dados. Para isso, é preciso que a empresa esteja cadastrada no eSocial, sistema do governo federal que armazena as informações referentes aos trabalhadores de forma padronizada e simplificada.
Os dados preenchidos no eSocial vão automaticamente para a CTPS digital do trabalhador. Segundo o Art. 29 da CLT, “o empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.” O registro do contrato de trabalho feito em meio eletrônico (eSocial) equivale à anotação na CTPS do empregado.
Caso constate alguma inconformidade, o próprio colaborador pode acionar o setor de RH para que haja a correção. O ideal é que as informações sejam corrigidas imediatamente, para evitar qualquer penalidade prevista em lei.
Outra novidade é o preenchimento dos dados da Carteira de Trabalho digital no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), obrigatório para os estabelecimentos que tenham contratado, demitido ou transferido empregados celetistas. Segundo orientações da Caixa Econômica Federal, para o preenchimento do campo “Número” deve-se utilizar os primeiros 7 dígitos do CPF e para o campo “Série da CPTS”, os 4 dígitos restantes.
Para o preenchimento da Unidade Federativa (UF) de emissão da CTPS, pode-se informar tanto a UF do trabalhador quanto da empresa e para o campo Data de Emissão da CTPS, a data do dia do atendimento. Quem possui a Carteira de Trabalho física deve preencher os campos de acordo com as informações deste documento.
A Carteira de Trabalho digital simplifica o trabalho do setor de RH, uma vez que os dados preenchidos no eSocial vão automaticamente para a CTPS digital do trabalhador. Menos etapas, mais rapidez e praticidade para realizar os processos internos.
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