A certificação digital é um recurso cada vez mais necessário e as empresas que ainda não fazem utilização dele, precisam conhecer mais sobre o assunto para entender as vantagens de seu uso.

Isso porque os certificados digitais foram criados para garantir a segurança de empresas, instituições financeiras e órgãos governamentais em suas interações.

Além disso, eles proporcionam agilidade nos processos e confiabilidade para seus usuários e contrapartes. Mas, quando os certificados digitais surgiram? Como funcionam? Quem pode usá-los?

O que são certificados digitais?

Simplificando o conceito, os certificados digitais são arquivos eletrônicos que funcionam como um comprovante virtual de identidade para pessoas jurídicas ou físicas. Eles podem ser utilizados para transações no ambiente on-line, oferecendo a certeza da autenticidade das partes, assim como para a proteção das informações trocadas. Na prática, os certificados digitais funcionam como um CNPJ ou CPF eletrônico.

Quando os certificados digitais foram criados no Brasil?

A história dos certificados digitais no Brasil iniciou-se com a assinatura da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, que definiu as regras para a criação da ICP-Brasil – Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira e da DPC – Declaração de Práticas de Certificação associada, assim como para a utilização dos certificados digitais no país.

Após cinco anos desta medida, foi promulgada a Lei 11.419, de dezembro de 2006, que fundamenta os processos judiciais eletrônicos. Esta lei altera o Artigo 38 do Código de Processo Civil e torna válida a autenticação por certificados digitais através do seu artigo 20, constante no capítulo 4.

Certificação digital – múltiplas aplicações

A utilidade da certificação digital é imensa e, cada vez mais, os certificados são obrigatórios para a realização de inúmeras atividades, evitando a burocracia, a necessidade de locomoção e o agendamento de horários em órgãos públicos:
• Acesso ao e-Social – unificação dos dados da Relação Anual de Informações Sociais – RAIS, do Sistema de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – SEFIP, da declaração do imposto de renda – DIRF e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED;
• Emissão de nota fiscal eletrônica;
• Utilização do e-CAC – possibilita utilizar os serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal;
• Realização de compromissos fiscais – utilização no Sistema Público de Escrituração Digital – SPED e Sistema Integrado de Comércio Exterior – Siscomex.

As vantagens dos certificados digitais

Utilizar os certificados digitais traz inúmeras vantagens para as empresas e seus parceiros de negócios:
• Economia – evita o uso de papel e tinta para a impressão de documentos;
• Praticidade – permite a assinatura em qualquer momento, em qualquer local e elimina a necessidade de reconhecimento de firma;
• Acesso – alguns sistemas, principalmente em órgãos governamentais, exigem a identificação do usuário, via certificados digitais, para o envio e recebimento de informações ou alteração de dados;
• Segurança – a certificação digital utiliza chaves criptográficas praticamente invioláveis para confirmar a identidade, garantindo o máximo em segurança e confiabilidade;
• Comodidade – não é necessário comparecer pessoalmente para efetuar a atividade desejada;
• Agilidade – é possível acessar, alterar e validar as informações rapidamente, evitando processos burocráticos complexos e demorados;
• Acesso a sistemas virtuais – profissionais de diversas categorias têm a facilidade do acesso às informações e podem realizar atividades de maneira remota. Existem certificados digitais específicos para algumas áreas: o e-Saúde, para médicos emitirem receitas e atestados; o e-Jurídico, que permite aos advogados acessarem seus processos, assinarem petições e procurações; e o e-Contador, para que os profissionais da contabilidade possam assinar documentos e enviar informações e dados aos órgãos públicos.

Quais os tipos de certificados digitais mais utilizados no Brasil?

Em território brasileiro os certificados digitais mais utilizados são os A1 e A3. Cada um deles apresenta suas vantagens e atende melhor necessidades distintas.

Certificado digital A1

O certificado A1 é um software instalado no computador da empresa e tem validade de um ano. A indicação de uso é feita pelo representante da empresa e o compartilhamento é de responsabilidade dele.
Por isso, este certificado é emitido e armazenado diretamente no computador do titular.
É ideal para empresas que desejam um certificado que tenha facilidade de uso, menor custo e portabilidade uma vez que, instalado no computador, a segurança contra o uso indevido e as cópias fica a cargo do representante.

Algumas das vantagens oferecidas:
• Agilidade e flexibilidade, por se tratar de um software instalado no computador, não depende de mídia para a utilização.
• É indicado para identificar uma empresa ou uma pessoa física perante a Receita Federal.
• Sob responsabilidade do representante, é possível fazer o compartilhamento do certificado digital, através da cópia de segurança.
• Pode ser utilizado para a emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e.

Certificado digital A3

Este certificado, mais abrangente do que o certificado A1, é criado por meio de um hardware, ou seja, um equipamento eletrônico, que pode ser um token (USB) ou cartão, que deve ser utilizado em um leitor específico.
• É possível utilizar o Certificado Digital em token ou cartão, através de qualquer computador, com entrada USB;
• A validade pode ser de até 3 anos;
• Pode ser utilizado para a emissão de NF-e, NFS-e e NFC-e;
• É um certificado digital emitido pelo ICP-Brasil que oferece validade jurídica aos atos eletrônicos como o envio de declarações, procurações eletrônicas e acessos ao e-CAC, realizados através da RFB e também de outros órgãos públicos.

A certificação digital é segura?

Semelhante às assinaturas manuais, que são únicas, cada assinatura com certificado digital é única também. A segurança de uma assinatura manual depende da impossibilidade de reproduzir com perfeição os detalhes da assinatura de outra pessoa, além do que, em diversos casos, esta assinatura precisa ser reconhecida em cartório.

O certificado digital, por sua vez, garante a segurança da assinatura a partir de duas chaves criptográficas que trabalham em conjunto e são geradas aleatoriamente: tudo que é assinado por uma, é verificado pela outra, que é a única capaz de realizar essa verificação, garantindo a segurança e a inviolabilidade do certificado.

Como posso fazer a certificação digital?

O primeiro passo é identificar quais certificados se adequam melhor a sua necessidade.

Um dos certificados disponíveis mais utilizados atualmente é o e-CNPJ. Há diversos outros, como o CT-E, emitido para o envio dos documentos fiscais para transporte de cargas, permitindo delegar ao funcionário responsável a titularidade deste certificado e o e-SAÚDE, emitido exclusivamente para os profissionais da área da saúde, como médicos, enfermeiros e nutricionistas.

Para que você conheça todas as opções disponíveis, o próximo passo é entrar em contato com os profissionais da Pryor, que podem auxiliar na escolha dos melhores modelos de certificados de acordo com cada cenário e as necessidades do seu negócio, sempre com agilidade e transparência.

Assim, com mais confiabilidade e segurança, sua empresa pode oferecer a melhor experiência aos parceiros de negócio e clientes.